Slik håndterer du dårlige betalere

Kunder som ikke betaler det de skylder er en viktig driver for likviditetsproblemer og ekstra kostnader for bedrifter. Her får du rådene du trenger for å håndtere de dårlige betalerne.

God håndtering av dårlige betalere er i bunn og grunn avhengig av to ting. På en side, at du gjør det du kan for å unngå de kundene med dårlig betalingsevne. På den andre siden, at du har gode rutiner for å identifisere og håndtere de dårlige betalerne du allerede har i kundemassen din.

Mye er skrevet om førstnevnte, og det finnes en rekke gode tips og råd om hvilke tiltak og rutiner du kan iverksette og implementere for å styre unna de kundene som sliter med betalingsevnen.

For eksempel er kredittsjekk av kundene dine noe av det viktigste du kan gjøre for å unngå dårligere betalere. En kredittsjekk lar deg nemlig differensiere kundemassen din etter hvem som bør få kreditt og hvem som ikke bør få det.

Gode rutiner for kontroll av nye kunder er et effektivt tiltak som hjelper deg å styre unna de virksomhetene som kan påvirke likviditeten din negativt. Men eksisterende kunder kan også bli ute av stand til å betale det de skylder deg. Da er det viktig at du har systemer og rutiner som gjør deg i stand til å identifisere kundene det gjelder og håndtere dem.

Last ned gratis e-bok: «Arbeidskapitalstyring og planlegging av lønnsom vekst»

Tips og råd til å håndtere kunder med dårlig betalingsevne

Mange virksomheter har allerede etablert gode fakturerings- og purrerutiner, en nødvendighet for å sikre god likviditet i bedriften. De fakturerer så raskt som mulig etter at de har levert varene eller tjenestene sine og purrer så raskt som mulig ved manglende betaling.

Men hva gjør man når de gode rutinene kommer til kort og betalingen fortsatt uteblir etter flere purringer? Om en eller flere av kundene dine utvikler seg i feil retning og viser tegn på dårlig betalingsevne, er det viktig at du tar grep og håndterer situasjonen effektivt og raskt. Følgende tips og råd kan være til hjelp.

Se på betalingshistorikken

Om du har en eller flere kunder som ikke har gjort opp for seg i tide, bør du aller først se nærmere på betalingshistorikken deres. Hvis historikken viser et tilbakevendende problem og kundene konsekvent betaler regningene sine for sent, er det verdt å ta grep.

I slike tilfeller lønner det seg å sette opp et enkelt regnestykke på hva kundenes stadig forsinkede innbetalinger koster deg som bedrift. Utregningen vil være et godt grunnlag for å forhandle frem nye priser på varene eller tjenestene du selger, stramme inn betalingsbetingelsene eller i verste fall avslutte kundeforholdet.

Gå i dialog med kunden

God håndtering av dårlige betalere dreier seg i stor grad om å initiere en konstruktiv dialog.

Om du opplever at forsinket betaling påvirker likviditeten din negativt, er det fornuftig å legge frem saken og bevisstgjøre kunden på at dette påvirker bedriften din på en ugunstig måte. Gå gjennom betalingshistorikken og regnestykket sammen med kunden, vis dem hvordan de stadig forsinkende betalingene påvirker bedriften din og bruk det som et utgangspunkt for forhandling.

For eksempel kan du stille krav om at betaling etter forfall vil medføre økte priser på varene eller tjenestene, eller at kundeforholdet må avsluttes om betalingsatferden ikke bedrer seg.

Det er ikke uvanlig at virksomheter kvier seg for å gjøre noe som kan true kundeforholdet. Men målet er ikke å true, men heller å ha en åpen dialog som kan hjelpe kunden din til å forstå at deres dårlige betalingsevne har en kostnad. Så lenge du har faktaene klare og opptrer profesjonelt, så er det ikke usannsynlig at en slik dialog gjør at fakturaene dine blir liggende lenger opp i fakturabunken hos kunden ved neste korsvei. 

I noen tilfeller er den manglende betalingsevnen til kunden en konsekvens av at de står på konkursens rand. I slike tilfeller bør du også initiere en dialog for å få den nødvendige innsikten. Samtidig bør man gjøre en kredittvurdering og få oversikt over betalingsanmerkninger. Husk at selv små betalingsanmerkninger kan være toppen av isfjellet, fordi det tar lang tid fra en fakturas forfall til den blir registrert som en inkassosak. Alarmene bør ringe om selskapet har utlegg til skattekontoret, da er veien til skifteretten ofte kort.

God informasjonsflyt identifiserer dårlige betalere

De mest profesjonelle organisasjonene har et bevisst forhold til kunder med dårlig betalingsevne. De vet hvilke kunder det gjelder, har en klar formening om hvorvidt det er lønnsomt å beholde dem som kunde eller ei og går i dialog med dem om det er nødvendig. 

For mange bedrifter er dette imidlertid en fjern virkelighet. Ofte ser man at virksomheter ikke er i stand til å fange opp faresignalene tidlig nok og at kundeansvarlige verken vet om kundene har betalt eller har insentiver for å følge opp at de betaler regningene sine i tide.

Hvis det er tilfellet for deg og din virksomhet, kan det være fornuftig å iverksette tiltak som bedrer informasjonsflyten og samspillet i organisasjonen. Det vil gjøre det lettere å fange opp de kundene som har dårlig betalingsevne. 

For eksempel bør data og informasjon flyte fritt på tvers mellom økonomiavdelingen og salg- og kundeserviceavdelingen. Data om betalingshistorikk fra økonomisystemet kan gjøres tilgjengelig i kundeoppfølgingssystemet, slik at kundeansvarlige blir varslet om at kunden deres ikke har betalt regningene sine.

Videre kan du etablere felles målsetninger som sørger for et godt samspill på tvers av avdelinger og roller. For eksempel kan du etablere konkrete KPIer som sikrer lønnsomheten til kunden eller at kundene betaler fakturaene sine i tide. KPIer som dette kan bidra til at også selgere og kundeansvarlige har en egeninteresse av at kundene betaler i tide.

Slike og andre tiltak vil ofte gjøre det lettere for deg å fange opp de røde flaggene i kundemassen og reagere raskere på kunder som viser en negativ utvikling. Kombinerer du den gode informasjonsflyten, de gode insentivene og det gode samspillet i organisasjonen med en åpen dialog med kundene dine, vil du bli godt rustet til å håndtere de dårlige betalerne i kundemassen din.

Last ned gratis e-bok:  «Arbeidskapitalstyring og planlegging av lønnsom vekst»